Het Speak Up platform is een meldlijn van SpeakUp® waarmee derden en werknemers zorgen kunnen melden aan dsm-firmenich.

Iedereen (inclusief collega's, leveranciers, extern personeel, voormalige collega's, toekomstige collega's, consultants, derden die op welke manier dan ook verbonden zijn met dsm-firmenich als leveranciers, klanten etc.) die een overtreding van ons beleid of de wet ziet, hoort of ervaart, wordt aangemoedigd om dit te melden en te goeder trouw te rapporteren.

Te goeder trouw melden betekent dat de persoon die de kwestie meldt een redelijke reden heeft om te geloven in de waarachtigheid van de verstrekte informatie, en dat de melding wordt gedaan zonder kwade opzet of overweging van persoonlijk voordeel, zelfs als later blijkt dat hij of zij zich vergist heeft. Als je je na een melding realiseert dat je je vergist hebt, moet je het Business Ethics-team onmiddellijk op de hoogte stellen via ethics@dsm-firmenich.com.

Ja. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan, tenzij de toepasselijke wetgeving in uw land anoniem melden niet toestaat. Als je een anonieme melding doet, houd er dan rekening mee dat het moeilijker kan zijn om een anonieme melding te onderzoeken omdat het moeilijk is om specifieke details en/of antwoorden op vervolgvragen te krijgen.

We staan open voor alle zorgen die je hebt, maar we richten ons specifiek op overtredingen van onze Bedrijfsethiekcode, ons beleid en onze wet- en regelgeving. Voorbeelden van wangedrag die gemeld kunnen worden zijn onder andere:

- situaties die de mensenrechten schenden, zoals intimidatie, kinderarbeid, enz.

- financiële en boekhoudkundige problemen en verduistering van activa.

- corruptie of andere strafbare feiten, waaronder omkoping, belangenverstrengeling, illegale giften, fraude, enz.

- overtredingen van de mededingingsregels. 

- situaties die de gezondheid of veiligheid van personen in gevaar brengen of schade aan het milieu veroorzaken.

- situaties die resulteren in een risico voor de privacy van personen.

Als je gebeurtenissen wilt melden die een onmiddellijke bedreiging vormen voor leven of eigendom, gebruik dan niet het Speak Up-platform, omdat meldingen die via dit platform worden ingediend mogelijk niet onmiddellijk worden beantwoord. Als je noodhulp nodig hebt, neem dan contact op met de plaatselijke autoriteiten.

Geef zoveel mogelijk relevante informatie. Hoe meer details je over de zaak kunt geven, hoe effectiever het onderzoek kan zijn. 

De informatie en gegevens die moeten worden verstrekt:

- moet gedetailleerd en objectief zijn en direct verband houden met het onderwerp van het rapport. Je hoeft niet te wachten tot je alle feiten hebt om je bezorgdheid te uiten, want dat is niet altijd mogelijk. Deel de feiten die je hebt, zodat je bezorgdheid zo snel mogelijk wordt beoordeeld.

- stelt de onderzoeker in staat om een goede beoordeling te maken en inzicht te krijgen in wat er is gebeurd en, indien nodig, om meer informatie te vragen.

omvatten:

• Je contactgegevens, als je niet anoniem rapporteert.
• Een gedetailleerde beschrijving van de zorgwekkende situatie met antecedenten en/of voorbeelden
• Namen en functies van mogelijk betrokken personen (inclusief getuigen), data, plaatsen
• Wanneer en hoe (direct of indirect) je op de hoogte raakte van de zaak
• Of er al stappen zijn ondernomen om de situatie te verhelpen.
• Of je je bezorgdheid al met anderen hebt gedeeld. Geef in het bijzonder aan of uw bezorgdheid, voor zover u weet, al internationaal of extern wordt beoordeeld (bijv. in een gerechtelijke of soortgelijke procedure).
• Alle ondersteunende feiten en documenten met betrekking tot de bezorgdheid.

Zorgen die via het platform worden gedeeld, worden ontvangen door het Business Ethics-team en gedeeld met geschikte en onafhankelijke interne partners. Wanneer je een melding doet via de Speak Up website of het callcenter, ontvang je een unieke gebruikersnaam en kies je een wachtwoord. Je kunt dan terugkeren naar het platform, online of per telefoon (we raden je aan om de app te downloaden) om je oorspronkelijke rapport te bekijken en meer details of updates toe te voegen.

De ontvanger bevestigt de ontvangst van je bezorgdheid en zal je zaak direct behandelen of doorverwijzen naar een andere persoon/team die de zaak beter kan behandelen. De ontvangst van het rapport moet binnen zeven dagen aan de melder worden bevestigd. Bovendien moet  hij of zij binnen drie maanden op de hoogte worden gesteld van elke ondernomen actie, evenals van de status van het interne onderzoek en de uitkomst ervan. Je ontvangt een trackingnummer om de status te controleren en vervolgvragen te beantwoorden.

De persoon die de zaak behandelt, beslist over de volgende stappen. Dit kan het openen van een onderzoek zijn, het vragen om meer informatie, geen verdere actie ondernemen bij gebrek aan informatie of feiten om verder te gaan, of omdat de melding geen echte of potentiële schending van beleid, wetten en/of regels vertegenwoordigt. 

Je ontvangt regelmatig updates over het onderzoek tot de zaak is afgesloten. In alle gevallen wordt het onderzoek geregistreerd en worden de gegevens vertrouwelijk behandeld.

dsm-firmenich zal alle meldingen van vermoedelijke overtredingen vertrouwelijk en gevoelig behandelen en je privacy beschermen. Vertrouwelijk betekent dat uw identiteit alleen wordt gedeeld met diegenen die hiervan op de hoogte moeten zijn om effectief onderzoek te doen en vervolgacties te ondernemen (waaronder, indien nodig, disciplinaire maatregelen) naar aanleiding van uw kwestie, of wanneer er een wettelijke verplichting is om uw identiteit te delen.

Om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen, mag je alleen informatie vrijgeven die relevant is voor de bezorgdheid en mag je geen informatie geven die niet relevant is voor de bezorgdheid. Als u nog vragen hebt over de behandeling van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ethics@dsm-firmenich.com.